Laten we beginnen met wanneer je btw-plichtig bent

Op het moment dat jij jezelf inschrijft bij de Kamer van Koophandel als eenmanszaak krijg je een btw-identificatienummer toegewezen. Dit nummer gebruik je voor alle contacten met klanten en leveranciers. Je zet dit nummer bijvoorbeeld op je facturen (dit is verplicht) en op je website. 

Wanneer ben je ‘ondernemer’ voor de Belastingdienst?

De Belastingdienst let op de volgende zaken om te checken of jij een ondernemer bent voor de btw. 

Je inkomsten 

Om voor de Belastingdienst als ondernemer voor de btw gezien te worden, moet je regelmatige inkomsten hebben. Het maakt niet uit of je winst maakt of niet. Als startende ondernemer draai je waarschijnlijk nog niet heel veel omzet. Je moet alsnog btw betalen. De kans dat je als startende ondernemer daardoor verlies maakt, is dus aanwezig.

Inkomsten naast een vast dienstverband   

Het kan natuurlijk zo zijn dat jij nog in loondienst werkt en vanuit daar voor jezelf gaat beginnen als zzp’er. Of je hebt dit misschien gedaan. De Belastingdienst kijkt hiernaar. Als je (nog) in loondienst werkt en daarnaast als zzp’er moet je ook btw over je omzet betalen.

Als het totale inkomen van je baan uit loondienst en je eigen onderneming boven de 68.507 euro uitkomt, dan kom je in een hogere inkomstenbelastingschijf van 49,50%. Voor inkomen tot 68.507 euro geldt een inkomstentarief van 37,10%. 

De ondernemersaftrek 

Als zelfstandig ondernemer kun je in aanmerking komen voor de ondernemersaftrek. Deze aftrek bestaat onder andere uit de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Voor deze aftrekposten moet je aan een aantal voorwaarden voldoen. Je moet bijvoorbeeld per kalenderjaar minimaal 1225 uur werken in je eigen bedrijf. Dit komt neer op ongeveer 24 uur per week. Je moet je gewerkte uren kunnen aantonen in je administratie. Het is daarom belangrijk om als startende ondernemer goed je werkuren te registreren. Dit kun je bijvoorbeeld doen in Excel of via een online timetracker zoals Clockify. Gebruik je Moneybird? Super! Zij hebben sinds kort een functionaliteit van een urenregistratie toegevoegd. 

Zelfstandig bedrijf  

Als jij als zelfstandig ondernemer omzet draait, ben je in principe een ondernemer voor de btw. 

Vermogensbestanddeel

Verhuur je een bedrijfspand? Of heb je een ander vermogensbestanddeel? Dan word je meestal ook gezien als ondernemers voor de btw. 

Btw-vrijgesteld

In principe word je dus bijna altijd gezien als een ondernemer voor de btw. Echter heeft de Belastingdienst een lijst opgesteld met branches, beroepen en bedrijfsactiviteiten die vrijgesteld zijn van btw. Op deze lijst staan onder andere arbodiensten, tandartsen en journalistieke activiteiten.  

De kleineondernemersregeling (KOR)

Met de kleineondernemersregeling krijg je belastingvermindering. In plaats van belastingvermindering kun je sinds 1 januari 2020 een btw-vrijstelling krijgen. Deze kun je gebruiken als je omzet onder de 20.000 euro exclusief btw blijft. Wanneer jij als ondernemer die de KOR heeft toegepast, verkoopfacturen stuurt naar je klanten selecteer je het tarief ‘btw-vrijgesteld.  

Btw-vrijstelling en voorbelasting

Als ondernemer maak je ook weleens kosten. Je hebt een nieuwe laptop nodig, je gaat software aanschaffen of je wilt een opleiding volgen. Als ondernemer mag je de btw van zakelijke kosten aftrekken als voorbelasting. Maar als jij goederen of diensten levert die btw-vrijgesteld zijn, mag dat niet. Daarom is het altijd belangrijk om te kijken of de KOR in jouw situatie loont.

Het is belangrijk dat je checkt of jij vrijstelling van btw kunt krijgen en dan vooral voor welke werkzaamheden. Het onderwijs is bijvoorbeeld ook vrijgesteld van btw. Maar de btw-vrijstelling geldt maar voor een deel van het onderwijs. De btw-vrijstelling voor het onderwijs geldt onder andere voor basisonderwijs en hoger onderwijs. Ook wanneer dat wordt uitgevoerd door een zelfstandig ondernemer. 

Als je voldoet aan de voorwaarden van de KOR of als je goederen of diensten verkoopt die op de btw-vrijgestelde lijst staan, hoef je dus geen btw-aangifte te doen.   

7 jaar bewaarplicht van je administratie 

Als ondernemer hoef je dus niet altijd btw af te dragen aan de Belastingdienst. Je hebt al gelezen dat het alsnog belangrijk is om je administratie goed bij te houden. Je stuurt natuurlijk wel gewoon facturen. Hierop moet je duidelijk vermelden dat de geleverde goederen of diensten vrijgesteld zijn van btw. Al je administratie moet je minimaal zeven jaar bewaren, zodat de Belastingdienst hier controle op kan uitvoeren. Bewaar jij je administratie niet lang genoeg? Dan loop je het risico op een hoge boete.  

Het verschil tussen btw-vrijstelling en geen btw

Het verschil zit hem in de aftrek van voorbelasting. Van alle uitgaven die je doet voor je onderneming mag je btw aftrekken. Dit aftrekken wordt voorbelasting genoemd. 

Als jij goederen levert aan het buitenland of opslaat in een douane-entrepot, hanteer je het 0%-tarief.  Geen btw heet ook wel het 0%-tarief. Je mag dan – in tegenstelling tot btw-vrijstelling – de voorbelasting aftrekken bij de btw-aangifte. Deze regeling geldt dus bijvoorbeeld als een buitenlandse supermarkt jouw product inkoopt. De consument in het buitenland betaalt dan de btw over het product. Het is belangrijk dat je altijd op je factuur vermeldt dat het om een 0%-tarief gaat. 

Iemand die de KOR heeft toegepast selecteert dus het btw-vrijgesteld tarief en iemand die iets verkoopt  waar het nultarief op zit (zoals bijvoorbeeld de huur van een kantoor) selecteert ‘geen btw’.

Hoe zit dat met inkomende facturen en de keuze tussen 0% of btw-vrijgesteld?

Voor het verwerken van inkomende facturen is het minder belangrijk dat dit klopt dan bij uitgaande facturen. Onder aan de streep komt het namelijk op hetzelfde neer. Toch raden we aan dit voor je eigen overzicht netjes en correct bij te houden. Wanneer iemand die jou diensten levert de KOR heeft toegepast, selecteer je ‘btw-vrijgesteld’, en wanneer er een nultarief zit op bijvoorbeeld iets wat je koopt in het buitenland, dan selecteer je ‘geen btw’. 

Wil je nog meer weten over btw-aangifte? Lees dan dit artikel. Zie je echt door de bomen het bos niet meer en heb je advies nodig? Neem dan gerust contact met ons op. Wij kunnen je helpen bij je boekhouding.